Benchmarking

A.Pentingnya Benchmarking
Tingginya tingkat persaingan bisnis saat ini dan pelanggan selalu menginginkan produk dan pelayanan terbaik , kebutuhan pelanggan selalu meningkat serta para pemasok semakin kompetitif , mengakibatkan kepuasaan pelanggan semakin sulit untuk dipenuhi. Upaya untuk memuaskan pelanggan dengan memberikan produk dan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan merupakan dorongan dilakukannya benchmarking.
Peningkatan daya saing perusahaan tidak cukup hanya sekedar menerapkan strategi yang tepat. Perusahaan perlu melakukan benchmarking atau perbandingan posisi relatif dengan kesuksesan perusahaan lain di dunia, sehingga tindakan untuk menghasilkan kinerja yang serupa atau bahkan kenerja yang lebih baik ditentukan. Disamping itu reorientasi budaya menuju pembelajaran yang akan meningkatkan perbaikan keterampilan dan efisiensi yang dihubungkan dengan kecepatan waktu pengerjaan dan biaya, yang selanjutnya akan mengarah pada suatu proses pengembangan keunggulan. Hal ini lah yang menjadi tujuan diadakannya benchmarking.
Studi banding dan kunjungan bisnis tersebut dilakukan untk membandingkan kinerja yang telah dicapai. Apabila perguruan tinggi dan perusahaan yang dikunjungi tersebut memiliki kinerja dan tingkat efisensi yang lebih baik, maka perguruan tinggi dan perusahaan yang melakukan benchmarking dapat menetapkan strategi apa yang harus dilakukan agar kinerja perguruan tnggi dan perusahaan dapat menyamai atau bahkan dapat mengunggulinya. Hal ini berarti benchmarking dapat dijadikan dasar untuk melakukan perbaikan proses secara berkesinambungan atau secara terus menerus.

B.Pengertian Benchmarking
Secara harfiah benchmarking diartikan sebagai “patok duga” separti dimuat dalam peter salim, 1991 the contemporary english- indonesia;dictionary,p.192. banyak definisi tentang benchmarking dan semua definisi memiliki banyak kesamaan. Penulis beranggapan bahwa definisi yang dikemukakan oleh gregory H. Watson dan david kearnes (CEO Xerox) adalah definisi yang sangat tepat untuk mnjelaskan benchmarking.
Greory H. Warson mendefinisikan benchmarking adalah sebagai pencarian secara berkesinambungan dan penerapan secara nyata praktik-praktik yang lebih baik yang mengarah pada kinerja kompetitif yang unggul.
David kearnes mendefinisikan benchmarking adalah suatu proses pengukuran terus-menerus atas produk dan jasa pelayanan terhadap pesaing yang terkuat atau badan usaha lain yang dikenal sebagai yang terbaik. Dari kedua definisi tersebut,benchmarking tidak hanya ditunjukan pada pesaing yang paling unggul(kompetitor) tetapi dapat pila dilakukan pada perusahaan terbaik dikelasnya.
Fandy tjiptono dan anatasia diana,1995 p.232 mengatakan,maksud istilah benchmarking atau patok duga adalah sebuah perusahaan akan “mematok”perusahaan lain yang mereka anggap sebagai pesaing terberat,lalu bila dibandingkan “menduga”perusahaan mereka berada pada posisi setinggi apa.
Dengan demikian benchmarking adalah suatu proses belajar yang berlangsung secara sistematis dan terus menerus dengan melakukan kegiatan mengukur dan membandingkan setiap bagian yang dinyatakan penting oleh perusahaan dengan perusahaan lain yang terbaik atau pesaing yang dianggap paling unggul dibidangnya.
Konsep benchmarking dilandasi oleh kerja sama secara terbuka antara dua perusahaan atau lebih untuk saling menukarr informasi dan pengalaman yang sama-sama dibutuhkan. Jika informasi itu dianggap rahasia,maka perusahaan bebas untuk tidak memberikan informasi yang dianggap rahasia tersebut. Dari pertukaran informasi, kedua perusahaan sama-sama memperoleh keuntungan dan tidak ada pihak yang dirugikan.

C.PROSES BENCHMARKING
Proses Benchmarking cukup sederhana,seorang manajer senior menentukan bagian apa dari bisnisnya yang perlu menjalani perombakan strategi. Kemudian dia akan memerintahkan sejumlah ahli untuk melakukan penelitian,perusahaan mana yang paling kuat dalam fungsi itu serta mengumpulkan data tentang kinerja yang telah dicapainya. Setelah data itu dianalisis,maka disusun rencana strategis dengan memasukan unsur-unsur yang paling efektif dari perusahaan yang dijadikan referensi tersebut.

Sebelum melakukan benchmarking perusahaan hendaknya menjawab beberapa pertanyaan berikut ini,yaitu:
1. Apa masalahnya
2. Dimana posisi kita sekarang
3. Apa yang akan di benchmark
4. Apa yang menjadi dasar benchmark
5. Apa yang akan terjadi sebagai akibat benchmark
6. Bagaimana kita mempertahankan benchmark
7. Apa masalah berikutnya yang perlu di benchmark
Agar jawaban pertanyaan ini semua dapat didentifikasi dan didefinisikan secara jelas,perusahaan dapat memberikan tanggung jawab pada tim khusus atau individu untuk menanganinya. Langkah ini adalah metodologi yang tepat untuk proses evaluasi dan perbaikan sebagai bagian dari progam Continuous Quality Improvement secara keseluruhan.

Kartofdan Ostblom,1993 mengemukakan lima langkah yang harus dilakukan untuk menerapkan benchmarking. Kelima langkah tersebut sebagai berikut:
1.Menentukan apa yang akan di benchmark,yaitu berkaitan dengan proses apa yang akan di benchmarking dengan mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan proses perusahaan.
2.Menentukan perusahaan yang akan di benchmark,yaitu perusahaan yang terbaik.
3.Mengumpulkan informasi,yaitu data yang berkaitan dengan apa yang akan di benchmark.
4.Analisis data dan menentukan kesenjangan proses perusahaan dengan proses perusahahan yang di benchmark.
5.Implementasi perubahaan yang harus dilakukan dan sekaligus melakukan pemantauan untuk memperbaiki benchmark.

Dale H. Render ,1995 p.96 mengemukan bahwa model pengembangan benchmarking didasarkan pada tahapan sebagai berikut:
1.Menentukan apa yang akan di benchmark
2.Membentuk tim benchmarking
3.Menentukan patner (perusahaan) yang akan di benchmark
4.Mengumpulkan informasi dan menganalisis informasi benchmarking
5.Mengambil tindakan untuk melebihi prestasi perusahaan yang di benchmark

Dale H. Besterfield, at al, 1995 p.245-246 mengemukakan enam langkah yang diperlukan dalam proses implementasi benchmarking. Keenam langkah proses implementasi benchmarking tersebut adalah sebagai berikut:
1.Menentukan apa yang akan di benchmark
2.Mengetahui posisi kenerja sekarang
3.Membuat rencana benchmark
4.Mengumpulkan data
5.Mempelajari dan mengalisis data
6.Mengambil keputusan
Perusahaan dapat mengunakan langkah-langkah penerapan benchmarking seperti itu secara produktif dengan variasi yang dapat disesuaikan dengan tujuan masing-masing perusahaan. Masalah penting yang harus dilakukan ketika implementasi benchmarking adalah menjaga kelangsungan benchmarking. Hal ini tidak akan berhasil kecuali manajemen memiliki komitmen dan karyawan dilibatkan dalam proses benchmarking.

Tabel 5-1 perbandingan langkah-langkah benchmarking AT & T dan Xerox.
AT&T, 12 langkah proseS Xerox, 10 langkah
1.Menetukan siapa pelanggan dan siap yang menggunakan informasi uttk mengubah proses
2.Menetukan pelangan dari pelanggan yang terendah hingga pelanggan tertinggi
3.Menguji lingkunga, apakah bench-marking memberikan keyakinan pada karyawan
4.Menentukan urgensi benchmark
5.Menentukan lingkup dan tipe benchmark yang dibutuhkan
6.Pembentukan tim benchmark
7.Menjadikan rencana bisnis sebagai dasar proses benchmarking
8.Mengembangkan rencana benchmarking
9.Analisis data
10.Mengintegrasikan / memadukan rekomendasi tindakan perubahan
11.Melakukan tindakan perubahaan
12.Perbaikan berkelanjutan (terus menerus)

1.Mengidentifikasi apa yang akan dibenchmark
2.Mengidentifikasi perusahaan yang akan dibenchmark
3.Menentukan metode pengumpulan data dan melakukan pengumpulan data
4.Mengukur kinerja sekarang dan menentukan gap
5.Menentukan kinerja yang akan datang
6.Mengkomunikasikan keputusan benchmark agar dapat diterima
7.Memantapkan tujuan yang ingin dicapai
8.Mengembangkan rencana tindakan
9.Implementasi rencana benchmark dan memonitor keberhasilannya
10.Memperbaharui dan mengecek ulang benchmark apakah masih relevan atau tidak

D.BENCHMARKING SEBAGAI STRATEGI BERSAING
Pemilihan instrumen menejemen kualitas yang tepat dapat memberikan kontribusi yang cukup besar untuk menentukan perbaikan proses. Benchmarking yang dapat digunakan hampir disegala macam bentuk bisnis, berusaha untuk mengumpulkan berbagai elemen prestasi perusahaan terkemuka dalam beberapa waktu dan kemudian membandingkan dengan benchmark seperti standar,proses dan sasaran.
Penentuan produk dan pelanggan adalah dua hal yang tidak dapat dipisahkan,karena produk dibuat untuk memenuhi kepuasaan pelanggan. Kepuasaa pelanggan adalah sisi yang paling rumit dalam persaingan global,karena itu perusahaan dituntut untuk memiliki kebangaan yang besar akan keunggulan.
Benchmarking dapat menjadi strategi bersaing , karena benchmarking berfokus pada proses dan produk. Bila produk tersebut tidak sesuai dengan harapan perusahaan, prosesnya perlu diperbaiki. Bila produknya memenuhi harapan perusahaan tetapi tidak sesuai dengan harapan pelanggan berarti perusahaan harus mengidentifikasi dan mendesain ulang produknya.
Aspek terpenting dari benchmarking adalah gerakan inovasinya yang akan menawarkan perbaikan jangka panjang untuk perusahaan. Dalam kerangka pemikiran seperti itu,maka yang memerlukan inovasi terlebih dahulu adalah bidang-bidang yang lemah. Inovasi di bidang-bidang yang lemah akan jauh lebih efektif untuk jangka panjang dari pada menyempurnakan yang sudah baik,sekalipun yang baik ini pada gilirannya juga akan memerlukan inovasi.

Tujuan benchmarking adalah mencari rahasia sukses perusahaan-perusahaan yang unggul,khususnya di bidang pemasaran,proses,distribusi,dan pelayanan. Oleh karena itu, tiap analisis benchmarking yang baik akan menghasilkan dua jenis informasi,yaitu:
1.Data kualitas yang dipakai untuk mengukur kenerja dan menentukan target yang akan datang
2.Data kualitatif tentang faktor-faktor sukses yang membuat perusahaan yang dijadikan referensiunggul dalam fungsi tertentu.
Maka,sebagai suatu strategi benchmarking dimaksudkan dapat mengidentifikasi kunci sukses untuk tiap bidang yang diteliti,memberikan target untuk sasaran kualitatif,memberikan kesadaran akan cara pendekatanny, dan membantu perusahaan membangun budaya yang memungkinkan terjadinya perubahan,adaptasi, dan perbaikan secara berkelanjutan.


DAFTAR PUSTAKA

Yamit, zulian, MANAJEMEN KUALITAS Produk dan Jasa. Penerbit EKONISIA Yogyakarta.2005